Wszyscy sprzedawcy mają obowiązek wystawienia dokumentu nazywanego faktura VAT, który musi występować w dwóch kopiach. Oryginał oddaje nabywcy towaru, natomiast kopie zachowuje dla własnych potrzeb. Jeśli transakcja odbyła się niezgodnie z prawem, w takim wypadku sprzedawca zostanie ukarany surową grzywną. Więc ważne jest zatrzymanie przez pewien okres owej faktury VAT. Wystawienie faktury powinno się odbyć w odstępie 7 dni od daty wydania towaru. Jeśli ktoś ma problem z wystawieniem takich faktur niezbędny w takim przypadku będzie odpowiedni program komputerowy. Faktura przede wszystkim powinna zawierać informacje dotyczące stron finalizujących transakcje. Dokładne dane przedsiębiorstwa takiej jak nazwa, adres czy numer kontaktowy. Niezbędną rzeczą, która powinna się pojawić jest numer identyfikacji podatkowej nabywcy oraz sprzedawcy. Faktura VAT powinna również zawierać dokładną datę, czyli dzień, miesiąc i rok dokonania sprzedaży. Również nie wolno zapomnieć o nazwie towaru lub usługi, która jest przedmiotem całej transakcji. W przypadku zakupu benzyny lub gazu ważne jest umieszczenie numeru rejestracyjnego pojazdu, brana jest tu pod uwagę sytuacja, w której kupujemy paliwo na stacji benzynowej. Żeby faktura była zgodna z polskim prawem należy również umieścić na niej stawki podatku. Przeważnie faktura jest zachowywana na papierze, lecz w różnych sytuacjach może być elektroniczna tzw. e-faktura. Takie faktury powinny być przechowywane w sposób, w którym będzie można określić autentyczność źródła, z którego pochodzi oraz ważnym czynnikiem jest czytelność.